La « réunionite aiguë » : comment y remédier ?

En réunion, votre esprit s’égare ? Vous répondez à vos appels et messages personnels ? Vous avez faim ou vos yeux se font de plus en plus lourds ? Si vous avez ces symptômes, vous êtes probablement victime de la « réunionite aiguë ».

On en entend de plus en plus parler, cette maladie qui fait fléau dans les bureaux, souvent difficile à guérir et qui ruine les journées de plus d’une personne : la « réunionite aiguë ». Cette expression est venue de l’habitude qu’ont pris les managers à organiser des réunions à tout va, certaines à peine organisées, voire complètement inutiles.

Découvrez nos conseils pour y remédier et organiser ou participer à des réunions qui en valent vraiment la peine !

Les effets de la réunionite sur la productivité

Selon une étude du cabinet Perfony, un cadre français passe en moyenne 16 années en réunion. La question est donc bien de savoir si ces 140 160 heures de réunion permettent d’améliorer la productivité de chacun, ou du moins les résultats de l’entreprise.

600 000 réunions seraient organisées quotidiennement en France. Au cours de ces réunions, 8 cadres sur 10 avouent faire autre chose qu’uniquement se concentrer sur le contenu de la réunion, plus de la moitié répond d’ailleurs à ses mails et 48% envoie des textos. La moitié en profite pour travailler sur d’autres dossiers que celui traité pendant la réunion en question.

Les réunions durent en moyenne 1h19, alors qu’après 52 minutes en réunion, les cadres décrochent ! 7% des cadres ont plus de 10 réunions par semaine… 10 réunions d’1h19, soit 13 heures par semaine ! Enfin, 27% des cadres sortent de réunion sans savoir quoi faire par la suite !

En conclusion, non les réunions ne sont pas toutes performantes pour les équipes, faisant même perdre 15 milliards d’euros chaque année aux entreprises ! Elles sont pourtant nécessaires et importantes pour de nombreux points, alors autant bien les faire !

Comment rendre vos réunions plus efficaces ?

Plusieurs facteurs rendent les réunions contre productives : peu voire pas de préparation, aucun dynamisme, horaires de réunion inadéquates, trop de personnes invitées ou bien les mauvaises quant au sujet de la réunion… C’est aussi pour cela que 88% des cadres se sentent inutiles en réunion.

Pour rendre vos salariés motivés, forces de proposition et concentrés en réunion, suivez nos quelques conseils.

Avant la réunion

Préparez un ordre du jour clair et précis et envoyez-le aux participants en même temps que l’invitation à la réunion. N’oubliez pas : 1 réunion = 1 sujet ! Ne faites pas de vos réunions un pêle-mêle.
Prévenez les participants en avance autant que possible. Il y a des réunions de dernière minute qu’on ne peut pas éviter, mais lorsque vous le savez en avance, envoyez directement l’invitation, quitte à changer l’ordre du jour par la suite !
Préparez votre réunion et demandez aux participants de venir préparés (connaissance du sujet, compte-rendu à préparer, statistiques à amener, réflexion sur des idées au préalable…).
Invitez uniquement les collaborateurs qui auront un réel intérêt à participer à la réunion et qui seront susceptibles de prendre la parole. Pour les autres, le compte-rendu est aussi là pour ça !

Pendant la réunion

Limitez vos réunions à 45 minutes, 1 heure au maximum (30 minutes par téléphone) et sachez maîtriser votre temps ! Une réunion prévue pour 30 minutes ne doit pas devenir une réunion d’une heure ! Si vos réunions sont plus longues, prévoyez des pauses toutes les heures.
N’organisez pas de réunion juste après la pause déjeuner, les collaborateurs en pleine digestion sont moins aptes à vous écouter. Évitez également les réunions à 8h du matin ou à 18h le soir, n’oubliez pas que vos collègues ont une vie privée et qu’ils peuvent avoir des obligations personnelles.
Fixez des règles: pas de retardataire accepté, pas de téléphone ni d’ordinateur portable. Les blocs-notes et cahiers sont aussi faits pour prendre des notes en réunion !
Recadrez le sujet de la réunion si les participants commencent à trop s’égarer de l’ordre du jour.
Animez votre réunion pour garder vos collègues plus enclins à vous écouter et participer : présentation sur vidéoprojecteur, vidéos, prise d’idée ou graphiques/dessins sur chevalet… Gardez votre audience à l’écoute !
Donnez un plan d’action à la fin de la réunion. Chacun des participants doit savoir quoi faire en sortant pour faire avancer le projet.

Après la réunion

Envoyez le compte-rendu de la réunion dans la journée. Prenez des notes ou demandez à quelqu’un d’en prendre afin qu’un compte-rendu précis soit envoyé à tous les participants et les autres personnes susceptibles d’être impliquées dans le projet.
Prévoyez une autre réunion pour faire le point sur l’avancée du projet, si nécessaire ! Vous pouvez plutôt prévoir de faire un point rapide avec chacune des personnes impliquées dans les jours ou semaines à venir si réunir tout le monde n’est pas indispensable.

Enfin, n’oubliez pas que moins de temps en réunion, c’est plus de temps pour avancer sur ses dossiers, mais aussi pour laisser libre cours à sa créativité et celles de ses collaborateurs ! D’ailleurs, certaines réunions peuvent souvent être remplacées par une discussion lors de la pause-café afin de faire un point rapide sur un projet !

—

Vous avez d’autres conseils pour organiser une réunion efficace ? Partagez-nous vos idées sur Twitter : @Viking_FR

Sources :